Datenschutzerklärung

für Briefmatic.de

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Niehu.es Solution Services
Inhaber: Stefan Niehues
Kastanienallee 37
26121 Oldenburg
Deutschland

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz personenbezogener Daten ist integraler Bestandteil unseres Geschäftsmodells. Briefmatic wurde nach den Prinzipien Privacy by Design und Privacy by Default entwickelt.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich:

Es werden keine Marketing-Cookies gesetzt.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Anwendung wird bei der netcup GmbH gehostet.

Beim Aufruf der Website werden automatisch folgende Daten verarbeitet:

Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung von:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Logfiles werden regelmäßig automatisiert gelöscht.
Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Bei Erstellung eines Nutzerkontos verarbeiten wir:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert.

5. Verarbeitung von Bestelldaten (Auftragsverarbeitung)

5.1 Rolle von Briefmatic

Briefmatic verarbeitet Empfängerdaten aus Etsy- und Kasuwa-Bestellungen ausschließlich im Auftrag der jeweiligen Verkäufer.
Der jeweilige Verkäufer (Etsy, Kasuwa) ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Briefmatic agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) (Stand: März 2026) steht dir hier als PDF zum Download bereit.

5.2 Verarbeitete Daten

5.3 Zweck

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.4 Löschfristen und PDF-Handling

Die PDF-Datei wird unmittelbar nach Erstellung direkt an den Browser des Nutzers gestreamt und zu keinem Zeitpunkt auf dem Server gespeichert.

Ein erneuter Abruf des Dokuments nach dem Schließen des Browser-Fensters ist aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nicht möglich.

Nach erfolgter Anonymisierung sind personenbezogene Daten technisch nicht mehr rekonstruierbar.

6. Verschlüsselung und Sicherheit

Alle sensiblen Daten werden mit dem Verschlüsselungsstandard AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.

Dies umfasst insbesondere:

Der Verschlüsselungsschlüssel wird getrennt von der Datenbank gespeichert und ausschließlich serverseitig verarbeitet.

Zusätzlich kommen u. a. zum Einsatz:

Eine vollständige Übersicht unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO findest du hier als PDF.

7. Brevo (Inbound-Mail-Verarbeitung)

Zum Empfang weitergeleiteter Bestellmails nutzen wir den Dienst von Brevo.

Die E-Mails werden über die Subdomain in.briefmatic.de empfangen.
Der Empfang erfolgt ausschließlich über verschlüsselte TLS-Verbindungen.

Brevo übermittelt die Inhalte per gesicherter Webhook-Verbindung an unseren Server.
Brevo ist Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

8. Deutsche Post Internetmarke API

Zur Erstellung von Versandmarken werden Empfängerdaten an die API der Deutsche Post DHL Group übertragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

9. Rechnungserstellung

Bei der Nutzung der Rechnungsfunktion speichern wir die vergebene Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag sowie einen Zeitstempel. Diese Daten enthalten keine personenbezogenen Daten des Empfängers und dienen der Nachvollziehbarkeit vergebener Rechnungsnummern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Die Daten werden bei Löschung des Accounts mitgelöscht. Die Rechnungs-PDF selbst wird einmalig erzeugt und direkt zum Download bereitgestellt – eine serverseitige Speicherung erfolgt nicht. Die Aufbewahrung der Rechnung obliegt dem Nutzer.

10. Zahlungsabwicklung

Zur Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe.

Stripe verarbeitet:

Stripe kann Daten in die USA übermitteln.
Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy

11. Webanalyse mit Umami

Wir verwenden die Open-Source-Software Umami zur anonymen Reichweitenanalyse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

12. Rechte der betroffenen Personen

11.1 Rechte unserer Nutzer (Vertragspartner)

Du hast gegenüber uns folgende Rechte:

Anfragen sind zu richten an:
bitte warten...

Wir beantworten Anfragen innerhalb eines Monats gemäß Art. 12 DSGVO.
Zur Verhinderung unbefugter Auskünfte behalten wir uns eine Identitätsprüfung vor.

11.2 Rechte von Empfängern (Adressdaten aus Etsy- und Kasuwa-Bestellungen)

Briefmatic verarbeitet Empfängerdaten ausschließlich im Auftrag der jeweiligen Verkäufer.

Wenn du als Empfänger einer Sendung Auskunft oder Löschung deiner Daten wünschst, wende dich bitte direkt an den jeweiligen Shop (Etsy oder Kasuwa).

Nach Ablauf der 30-Tage-Anonymisierungsfrist sind personenbezogene Daten technisch nicht mehr verfügbar.

11.3 Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständig für Niedersachsen ist die:
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://lfd.niedersachsen.de

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Entwicklungen anzupassen.